DİJİTAL DÖNÜŞÜMDEN ORGANİZASYONEL DÖNÜŞÜME GÜVENLİ GEÇİŞ

Son dönemde global iş dünyası literatüründe yeni bir kelime büyük popülarite kazandı: “Disruptive”. Türkçesi “yıkıcı – karışıklığa yol açıcı” anlamına gelen bu kelime, kurumların organizasyonel yapılanmaları açısından büyük önem taşıyor. Tıpkı on sene kadar önce benzer bir şekilde dillerden düşmez hale gelmiş olan “Agile” (çevik) kelimesi gibi. Tam gaz devam eden dijital dönüşümün merkezinde, yıkıcı kelimesi daha çok teknoloji ile birlikte kullanılıyor (disruptive Technologies). Teknoloji sayesinde hayat şirketler için çok daha kolay hale geldi ancak bu baş döndüren gelişme ivmesi, beraberinde yukarıda değindiğimiz yıkım ve karmaşayı da getirdi. Endüstri 4.0 ile birlikte bu aslında kurumsal yaşamın “yeni normal”i haline geldi. İşte bu nedenle buradaki “yıkıcı” kelimesini bizleri rahatsız ya da tehdit eden bir anlamda değerlendirmiyoruz. Daha ziyade iyice anlaşılması, dirençle karşılamak yerine içselleştirilmesi ve akıllıca yönetilmesi gereken bir olgu var karşımızda. Bir tarafta çok daha bilinçli tüketiciler ve çalışanlar, diğer tarafta sürekli değişim ve belirsizlik; şirketlerin iş modellerini sık ve hızlı değiştirmelerine sebep veriyor ve bunun sonucunda da doğal olarak “organizasyonel yeniden yapılanma” artık standart bir gündem maddesi, hatta iş süreci haline geliyor. Oysa yıllar önce organizasyonlarda ufak tefek değişiklikler yapmak, taşları birazcık olsun oynatmak dahi çok zor cesaret edilen bir işti. Gerçekten çok zaruri bir durum olmadıkça üst yönetimler örgüt şemasına pek dokunmazlardı. Artık her şey değişti. Şirketlerde çoğunlukla İK departmanlarının altında Organizasyonel Gelişim fonksiyonları bile kuruldu. Kurumlar, bu alanda önemli ölçüde iç ve dış danışmanlık hizmetleri almaya başladılar. Peki bunca çabaya rağmen, neden bazen hedeflediğimiz sonuçları ıskalıyoruz? Yanlış ya da eksik yaptığımız ne? Neleri farklı yapsak veya farklı neler yapsak daha başarılı oluruz? İşte bu makalemizde bu konuda ipuçları paylaşacağız.

Organizasyonel Dönüşümde Büyük Paradoks: Zaman ve Boyut

Başarıya çabuk ulaşılan küçük çapta ve hızlı ancak etkisi düşük değişiklikler ile sonuçlarının ne derece başarılı olacağının kestirilmesi güç ancak büyük kazanımlar getirebilecek büyük boyutlu dönüşüm projeleri yapmak arasında kalmak, hepimizin aşina olduğu bir durum. Üst Yönetim ve patronlar iş modeli ve organizasyon dönüşümlerinde hem hızlı sonuçlar almak, hem bunu kısa sürede – asgari maliyetlerle başarmak ve tüm bunları da tabir yerindeyse “kırıp dökmeden” gerçekleştirmek istiyorlar. Belki de fazla farkında olunmayan gerçek aslında her iki yöntemin de büyük oranda başarısızlıkla sonuçlanıyor olması. İlkinde amaç genelde verimlilik, mütevazi bir büyüme oranını tutturmak ve dolayısıyla günü kurtarmak oluyor. Bu tarz inisiyatifler gerekli ve faydalı olmakla birlikte, dikkat çekmeye çalıştığımız karışıklıktan kurumları koruyamıyor. İkincisi ise genelde üçte ikisi başarısızlıkla sonuçlanan mega dönüşüm projeleri. Kurumda uzayan zaman aralığı nedeniyle bıkkınlık, bütçe aşımı, değişime direnç gibi sebepler bunun en büyük nedenleri. Eminim iş hayatınızda sizler de bu iki vakadan en azından bir tanesini deneyimlemişsinizdir. İşte bu sebeplerden ötürü söz konusu iki seçenek arasında sıkışmamalıyız.

Bu paradokstan çıkış noktası uzun vadeli bakış açısını kaybetmeden kısa vadeli düzenlemeleri yapabilmekten geçiyor. Ulaşılacak yapıyı ve hedefleri adımlara bölüp, parça parça uygulayabilmek; süreçte koşullar değişirse, esnek bir şekilde uyum sağlayabilmek; öte yandan hızlı kazanımlar ve somut ara adımlar ile değişimin yürürlükte olduğunu tüm kuruma göstermek işin püf noktası. Özellikle kaynak kısıtları da dikkate alındığında bu yöntemin değeri daha fazla anlaşılıyor.

Doğru bir uygulama şu beş altın prensibi uygulamayı gerektiriyor:

1. Direncin Yanından Dolanın: Değişime en büyük direnç ve tepki, genellikle içeriden gelir. En baştaki onay aşamasından ve projelerin hayata geçirilmesine kadar, sürecin tümünde bunu deneyimleyebilirsiniz. Tabii ki öncelikle direnç gösterenleri kazanmayı hedeflemelisiniz. Ancak bazen uzlaşı çabası çıkmaz bir sokakta yolculuk halini alabiliyor. Bazı insanlar evet dememeye yemin etmiş olabilirler. Bunu sezdiğinizde (ve çok vakit kaybetmeden) direnç noktalarının yanından dolanın… Nasıl mı olacak bu? Dev bütçeli hamleler yerine o hamlelerin bileşenleri olan, onaylanması kolay olacak daha küçük bütçeli ve kısa süreli parçalarla adım adım ilerleyin. Pilot uygulamalar ve takip eden yaygınlaştırmalar, fazlara bölerek ilerlemek, anketler, küçük odak ve çalışma grupları kurmak vb. yöntemler sıklıkla başvurabileceğiniz şıklar. İçeride hem yönetim, hem de uygulayıcı kademelerde destek noktaları bulun ve onları işin içine en baştan dahil edin. Herkesin kabulünü beklerseniz, asla başlayamama riskiniz dahi var. Bu nedenle başlamadan biten o kadar çok proje varki…
2. Yıkıcı teknolojilerden – yeniliklerden faydalanın: Sık sık organizasyonel dönüşümün bizzat faili olarak karşımıza çıkıyor olsalar da, aslında başta dijital olmak üzere yeni teknolojiler değişim sürecinde şirket için yarar sağlayabilirler. Bunu, özellikle kurum içinde bilgi akışının daha hızlı ve sağlıklı yapılabilmesi adına, şeffaflık gibi çok önem atfedilen bir gereksinimi de karşılayarak mümkün kılıyorlar. Değişim söz konusu ise “içinde ve haberdar olmak”, değişimin bir parçası ve katkı sağlayıcısı olmak için kritik bir ihtiyaçtır. Teknoloji sayesinde iletişim daha pratikleşebilir. Bu tür organizasyon yapılanmalarında karar verme mekanizmasının da iyileşmesi gerektiğinden, böyle bir katkı daha değer kazanıyor. Tüm bu faydaların yanında, yeni teknolojiler ve araçlar organizasyon yapısındaki hiyerarşileri yataylaştırıp, hedeflenen atılımları bloke eden darboğazların aşılmasına olanak veriyorlar. Ayrıca bazı projelerde hedeflenen sonuçlara ulaşmada ne derece isabet kaydettiğimiz, kısa vadeli kazanımlarda ne noktada olduğumuz ancak önceden tercihen sayısal hedefler atayarak ve de bu hedefleri takip ederek mümkün oluyor. Dijital platformlar Y-kuşağının da artık aktif bir katılım sağladığı iş hayatında bunu gerçekleştirmek adına sizlere yardımcı olacaktır.
3. Hızlı etkiyi hedefleyin: Açıkçası değişim için harcanan çabanın meyvelerini kısmen de olsa bir an önce toplamayı hedeflemenizde fayda var. Her şey o kadar hızlı gelişiyor ve yaşanıyor ki; sabır artık çok rastlanılan bir erdem değil. Üstelik organizasyonel dönüşümde bazı erken neticeler görünür kırılmazsa devreye son derece tehlikeli bir iletişim kanalı girer: Dedikodu gazetesi! Böyle bir düşünce ve davranış şekli sadece hızlı kazanımlar sağlamakla kalmaz, girdiğiniz yolun ne derece doğru bir yol olduğunu çok geç olmadan test etmenize de ön ayak olur. Kağıt üzerindeki bazı tasarımlar, hayata geçirilmeye kalktığınızda umduğunuz sonuçları vermeyebilir. Değişime dair fikirlerin seri bir şekilde geliştirilip pratiğe dökülmesi ile doğal bir deneme ve yanılma süreci yaşanırken, şirketinizdeki değişim liderleri bir yandan da elde edilen faydaları görünür kılabilir; şayet düzeltilmesi gereken noktalar varsa da, onlar üzerine yoğunlaşabilirler.
4. Uzun vadeli dönüşüm elde edin: Bu yaklaşımlar kısa sürede etki yaratmayı hedefliyor olmakla birlikte, ileride gerçekleşecek değişim inisiyatiflerini de çok daha kolay hale getirecek şeffaf bir kurum kültürü ve işbirliğine yatkın davranış stillerinin kurum içerisinde yerleşmesine yardımcı olurlar. Değişimi kaçınılmaz kılan unsurların daima var olacağını düşünürsek şirketlerin herhangi bir düzensizlik yaratmaksızın bir yapıdan diğerine geçebilmesi için ihtiyaç duyulacak esneklik ve geçişkenlik böyle bir altyapı ileride oluşabilecek yıkıcı değişimlerin hızla sindirilebilmesinin güvencesidir. Şirketinizde atılan küçük adımlar elbet birer kazanımdır ama daha da önemlisi dönüşüm yolculuğunun sonunda varılacak olan ana hedeflerdir.
5. Ekosisteminizden Destek Alın: Ekosistem denilince genellikle aklımıza müşteriler ile tedarikçiler geliyor. Bununla birlikte resmi biraz daha geniş tutmalıyız. İş ortaklarımız, sektördeki diğer oyuncular, hatta müşterilerimizi etkileyen başlıca kurumlar, teknolojik ve dijital çözüm sağlayıcılar böylesi değişim yolculuklarında bizlere önemli katkılar sağlayabilirler ve sinerjiler yaratılabilir. Ekosisteminizde yer alan oyuncular, sektörünüzü ve müşterilerinizi gayet iyi tanıyorlar dolayısıyla sağlayacakları öngörüler ve fikirler sizin için önemli olabilir. Kendi ekibinizde olmayan bazı yetkinlikler ve deneyimler ile sizin organizasyonunuzu tamamlayabilirler. Bu sayede tek başınıza yapabileceğinize kıyasla daha iyi çözümleri, daha hızlı ve daha az yatırım yaparak sağlayabilirsiniz. Aynı işi belki bayileriniz de yapıyor… Aradığınız veri tabanı, iş ortağınızda mevcut olabilir… Tedarikçileriniz zaten sorun olduğunu düşündüğünüz bir konuya el atmış olabilirler… Farklı firmalar bir araya gelip dijital platformlarda değer üretebilirsiniz. Devlet ve üniversiteler ile ARGE vb. alanlarda işbirliği yapabilirsiniz. Tüm bunlar organizasyon yapınızdaki çok da gerekli olmayan şişkinlikleri önleyebilecek adımlar.

Yıkıcı teknolojiler ile dijital dönüşüm, Y-Kuşağının beklentileri ve küreselleşme gibi unsurlarla da birleştiğinde sorunsuz bir organizasyon dönüşümünü vaat etmek tabii ki fazla iddialı olur. Gene de yukarıdaki beş altın prensibi dikkate alarak ilerlerseniz her şeyin çok daha kolay olacağından emin olabilirsiniz…