BÜYÜK VERİ İÇİN KÜÇÜK İPUÇLARI

Yayınlandığı Yer: PERYÖN PY DERGİ

Son dönemlerde İK Büyük Verisi ve İK Analitiği konularının şirketlerce gittikçe daha önemsenmeye başlayan alanlar olduğunu gözlemliyoruz. Nitekim şirketlerde odağı sadece bu olan kaynaklar, hatta birimlerin sayısı her geçen gün artıyor. Kurumlar büyük veri ve İK analitiği odaklı projeler yapıyor; BT yatırımları gerçekleştiriyor ve dışarıdan danışmanlık hizmetleri alıyorlar. Birçok kongre, basılı mecra ve online platform bu konulara sıkça yer veriyor. Bu derece popüler olmasının sebepleri; öncelikle “Uçtan Uca” hareket edebileceğimiz bir alanı bize sağlıyor olması. İşgücünü daha iyi seçmek, yönetmek, elde tutmak ve optimize etmek adına İK büyük verisi bize her adımda doğru aksiyonlar ve sağlıklı kararlar için done sağlamış oluyor. İkincisi “Hedefe Odaklı” ilerleyebilmemiz için imkan yaratması. Şirketlerde adeta kangren noktasına gelmiş performans yönetimi süreçlerinde ve bunca eforu anlamlı kılma noktasında İK büyük verisi gene imdada yetişiyor çünkü performansı izlemek, tahmin etmek ve arttırmak için farklı boyutlardaki bilgileri değerlendirmemiz önem taşıyor. Üçüncü kazanım ise “Farkında ve Empatik” olabilme imkanımız. Çalışanlarımızı; işgücümüzü iyi tanımak ve anlamak söz konusu olduğunda daha fazlasını ve daha iyisini yapmalıyız. Çalışan deneyimi artık her şeyin merkezindeyken yüksek ve zamanında bir farkındalık için İK büyük verisi ve analitiğine ihtiyacımız var. Aslında içeride bize mesajları verebilecek o kadar çok bilgi var ki… Ve son olarak “İşi ve Çalışanı Birleştiren” bir araç olarak görebiliriz. Şirketimizi ve çalışanlarımızı ilgilendiren kararları daha proaktif, daha objektif, daha geniş bir perspektiften alabilmek için İK analitiği anlamlı analizleri mümkün kılıyor.

“Peki, nerelerde kullanılıyor?” derseniz; nerelerde kullanılmıyor ki? 1) İK Operasyonel Raporlaması ve Skorkartlar, 2) Yıllara Sari İş Gücü Planlaması, 3) İş Sonuçları İle İK Verisini İlişkilendirme ve 4) İşgücünün Performansını Tahmin Etmede İK Verisi Kullanımı Deloitte olarak yeni gerçekleştirdiğimiz bir araştırmada sırasıyla ön plana çıkan alanlardı. Gene yakın bir zamanda gerçekleştirdiğimiz bir başka araştırmada ise sırasıyla İşe Alım, Performans Ölçümü, Ücretlendirme, İş Gücü Planlama ve Elde Tutma; İK büyük verisi ve analitiğinin başlıca kullanım alanları olarak karşımıza çıktı. Dilerseniz daha somut örneklere bir göz atalım. Bu alanda mesafe almış şirketlere baktığımızda neredeyse İK’nın her alanında bir uygulama var:

• Daha ilk haftalarda sosyal medya kullanımını analiz ederek bir adayın şirkette kalıp kalmayacağının, olası ayrılma zamanının tahmin edilmesi (Burada kişisel verilerin gizliliği, etik başta olmak üzere bazı hassas noktaları dikkate almamız gerekiyor)

• Ücret uygulamalarının ve yapılan değişikliklerin çalışan grupları – örneğin Top-talent – bazında motivasyonu, performansı, şirkette kalmayı nasıl etkilediğinin analiz edilmesi
• Çalışanların karakteristik özelliklerine göre – örneğin satış ekibi – eleman seçimi yapılması, kota-hedef verilmesi, lider adaylarının ayrıştırılması
• Etik, kurallara uyum, değerleri özümseme anlamında hangi çalışanlarla zorluk yaşanabileceğinin önden tahmin edilmesi (özellikle yoğun regülasyona tabi sektörlerde ön plana çıktığını görmekteyiz)
• Analitik temelli eğitim çözümleri, çalışana kişiselleştirilmiş gelişim ve eğitim önerileri yaratılması ve çalışanlara sunulması (tıpkı Netflix, Youtube veya Amazon’da sunulan öneriler gibi)
• Koçluk desteği sunulan bir çalışanın bağlılığının ve performansının nasıl değiştiğinin izlenmesi
• Ajanda yoğunluğu ve e-posta trafiğine göre zaman yönetiminin ölçülmesi
• Seyahat takvimi, çalışma saatleri, çalışma koşulları bilgilerinin kullanılarak çalışan sağlığı/zindeliği, enerji seviyeleri ve performansı ile ilgili proaktif önlemler alınması
• İşe alımda ne tür, kaç adet, ne uzunlukta mülakatların hangi aday profilleri üzerinde ne tür sonuçlar verdiğinin incelenmesi
• Fazla mesai-ücret-verimlilik arasındaki korelasyonların analizinin gerçekleştirilmesi
• Yapay Zeka ile desteklenen video mülakatlarda kişilik ve dürüstlük analizi
• Bunca faydalı kullanım alanı varken, bazı yol kazaları olabiliyor. Bu, sadece teknolojiyi iyi kullanmak veya dijitalleşme ile ilgili bir konu değil. Örneğin karar alma mekanizmalarında çalışan analitiğini etkin bir şekilde kullanmak üzere kapsamlı projeler yürüten şirketlerin oranı %70 iken; çalışan verilerini koruma konusunda kendilerini yeterince hazır hisseden şirketlerin oranı sadece %10. Yani gidilecek çok yol, atılacak çok fazla adım var. İK büyük verisi ve analitiği söz konusu olduğunda, ülkemizde de denk geldiğimiz “kaza” sebepleri ve değiştirmemiz gereken noktalar şunlar:

• Bakış Açımızı ve Yaklaşımımızı Değiştirmeliyiz:

Bu alanda atılacak adımlar aslında her şeyin başı. Dünyadaki tüm İK verisi, en iyi haliyle elimizin altında bile olsa bunları değiştirmezsek, kazanımlar marjinal kalacaktır.

• Aşağıdan yukarı yaklaşıyoruz. Stratejik yaklaşmalıyız. Hangi verileri neden; nerede ve nasıl kullanacağımızı masaya yatırmalıyız.
• Hep geriye dönük bakılıyor; geleceğe dönük değil. Olmuşa bitmişe odaklanıp; geleceğe dönük tahmin oluşturmada zayıf kalıyoruz.
• Fazla içe kapanığız; rekabet ve piyasa bilgilerinden yeterince faydalanmıyoruz. Benchmark alışkanlığımız sınırlı.
• Kısa vadeli düşünüyoruz. Bugünün öncelik ve ihtiyaçlarına odaklanıyoruz.
• Yapıyı tam kurmadan uygulamaya geçiyoruz. Veri kaynaklarını bulmayı ve kullanmayı, veri sahipliğini, veri gizliliği ve güvenliğini, veri güncellemeyi çok daha iyi yapmalıyız.
• Konuya sadece İK merkezli bakıyoruz. Business’ı ilgilendiren alanları ıskalıyoruz.
• Vakayı ortaya koymadan, işe katkısı ve finansal fizibilitesi yapılmadan yatırım kararları alabiliyoruz.

• Teknolojiden Yeterince ve Doğru Şekilde Faydalanmalıyız

Şu anda piyasada yerli ve global o kadar fazla yazılım / çözüm var ki; gerçekten de bazen insanın başı dönüyor. Zaten birçok şirkette İK sistemler diğer sistemlerden kısmen kopuk. Ayrıca sistem dışında matbu ortamlarda heba olan bir yığın kıymetli çalışan bilgisi mevcut.

• İş alımda, puantajda, özlükte, masraf yönetiminde, İK bütçesinde, performans yönetiminde, bordroda, eğitimde neredeyse tüm İK süreçlerinde ayrı ayrı sistemler devrede.
• Çok fazla sistem / yazılım (tam entegre olmadan) kullanılıyor.
• Sistem dışında (Excel,Word,PPT) ayrı bir dünya yaşamaya devam ediyor.
• Yazılım firmaları teknolojik gereksinimleri değil; business ihtiyaçlarını karşılamaya da talipler – ancak neler yapabildiklerine hakim değiliz.

• İşin Doğasından Kaynaklı Zorlukları Bilmeli ve Bunları Etkin Bir Şekilde Yönetmeliyiz

Bazı şeyler ise büyük ölçüde bizlerin kontrolü dışında. Böyle durumları iyi analiz etmeli, hazırlıklarımızı buna göre yapmalıyız.

• Çok büyük hacimde, kompleksitede veriyi yönetmek hiç kolay değil. Devreye bu veriler arasındaki korelasyonlar girdiğinde daha da güçleşiyor.
• Her şeyin bir şekilde birbirini tetiklediği bir ortamda bir «masterplan» ortaya koymak; büyük resmi tasarlamak İK Liderleri için büyük bir sınav.
• Bu verilerden anlamlı sonuçlar çıkarmak ve yorumlamakta şirketler zorlanıyorlar.
• Özellikle işin içerisinde geleceğe dönük tahminler oluşturma girdiğinde; model geliştirme; senaryo bazlı analizler yapabilme kritik hale geliyor.
• Hayatları boyunca üst yönetimlerde «stratejik» olmalarına set çekilmiş İK fonksiyonları bu tarz yetkinlikleri yeterince geliştirememiş durumdalar.
• Hem İK, hem business, hem sosyoloji-psikoloji, hem teknoloji, hem de analitik yetkinlikleri bir arada kullanabilmek önem kazanıyor.
• Veriler olsa da, bazen bizleri yanlış çıkarımlara itebiliyorlar; ya da hipotezlerimizi desteklemede – net bir sonuca ulaşmamızda yetersiz kalabiliyor.
• Bu alandaki büyük çaplı bir dönüşüm; 3 sene kadar sürebiliyor.

1. Hareket Eden Hedefe Ateş Ederken İyi Nişan Almalıyız.

Değişime başlamak adına bir şeylerin bitmesini beklerseniz asla tam randıman alamazsınız. Burada önemli olan nokta, değişimle beraber pratik bir şekilde güncellenebilir bir veri analitiği sistemi kurmanızdır. Sürekli hazır ve tetikte olmaktır.

• Çalışan devir hızı çok yüksek.
• İş modeli, İK politika / uygulamaları ve organizasyon yapıları sürekli değişiyor.
• Mobilite çok fazla. Kurum içinde kalanların da sürekli görev-sorumluluk alanları, pozisyonları, görev yerleri; dolayısıyla kariyer yolları ve performans değerlendirmeleri değişiyor.
• Yazılım mimarisi ve kullanılan iş çözümleri sık sık değişiyor.
• Üst Yönetimlerin odak alanları, izleme/değerlendirme yaklaşımları değişiyor.
• Yukarıda paylaşmış olduğumuz riskleri ve zorlukları doğru şekilde yönetebilirsek, İK büyük verisi; adı gibi büyük fırsatları içerisinde barındırıyor. Eğer kapsamlı bir dönüşüm sizi endişelendiriyor ise; yapılabilecek şeylerden biri sınırlı bir alanla – örneğin pilot seçeceğiniz 1-2 süreç ile – başlamak. Faydaları görünce zaten sizler de bunu kurumdaki çalışana dokunan tüm süreçlerde uygulamak isteyeceksiniz…